Как сдавать квартиру, если собственник живёт в другом городе

Работа начинается ещё раньше: агент заключает договоры с собственником и нанимателем, принимает квартиру, составляет опись имущества и передаёт квартиру нанимателю. К моменту заселения он уже знает и саму квартиру, и обе стороны, и особенности отношений между ними, поэтому остаётся на связи всё время действия договора.

Администратор ведёт текущую практическую работу по квартире: принимает обращения, выясняет обстоятельства, организует нужные действия, работает с мастерами и следит за тем, чтобы вопрос был доведён до конца.

Собственнику при этом не нужно общаться с нанимателем напрямую. Возник вопрос у нанимателя — он обращается в «АКРУС-сити». Возник вопрос по квартире у собственника — он обращается туда же. Вся текущая связь между сторонами идёт через компанию.

Принятый порядок — письменное обращение. Если наниматель сначала звонит агенту или администратору, его просят изложить вопрос письменно: так ничего не теряется по дороге.

Дальше вопрос ведёт администратор. Он уточняет, что именно произошло, и организует то, что нужно в этой ситуации: вызов мастера, осмотр квартиры, поиск причины неисправности, подготовку сметы, сами работы.

Иногда речь идёт не о бытовой поломке, а о заливе или неисправности, из-за которой квартира может пострадать всерьёз. Здесь терять время нельзя, а собственник в этот момент вполне может быть в самолёте или просто вне связи.

На такой случай договором предусмотрена определённая сумма, в пределах которой срочные работы выполняются без предварительного согласования с собственником. После того как работы сделаны, ему передают информацию о расходах и подтверждающие документы.

Так авария не остаётся без действий только потому, что до собственника не удалось дозвониться.

Техническую сторону готовит администратор: выясняет, что произошло, определяет, какие работы нужны, собирает информацию и составляет смету. А разговор с собственником ведёт агент — тот самый человек, который знает и хозяина, и историю работы с этой квартирой.

Собственнику не приходится самому разбираться в причинах поломки и искать исполнителей. Ему приносят понятную картину и просят решения там, где оно действительно нужно.

За поступлением арендной платы следит бухгалтерия. Коммунальными платежами занимается отдельный администратор по оплате коммунальных платежей. А администраторы, которые ведут квартиру, контролируют, чтобы наниматели вовремя передавали показания счётчиков: именно по фактическим показаниям считается вода и электроэнергия.

Собственнику не нужно каждый месяц выяснять, поступила ли арендная плата, переданы ли показания и что происходит с коммунальными расчётами.

Регулярно он получает отчёт о переводе денежных средств: сколько ему перечислено, какие суммы удержаны и за что.

Если случилось что-то существенное — залив, выезд нанимателя, — собственника уведомляют отдельно и письменно. А если нужно его решение по работам или расходам, с ним связывается агент.

Когда квартира передаётся нанимателю, он получает нужное количество комплектов. Один рабочий комплект остаётся в компании — это тоже отражается в документах при передаче квартиры.

Нужен он для текущей работы с объектом. Когда требуется впустить мастера, провести осмотр или разобраться с ситуацией на месте, не приходится искать родственника собственника, соседа или человека, у которого когда-то остался запасной ключ.

Ключи при этом не означают свободного входа в квартиру: доступ происходит в порядке, предусмотренном договором, и по согласованию.

«АКРУС-сити» проводит плановые осмотры, а также осмотры по конкретному поводу: неисправность, ремонт, существенное событие, завершение найма.

Смысл этих осмотров не в том, чтобы вмешиваться в повседневную жизнь нанимателя, а в том, чтобы вовремя знать, в каком состоянии квартира и что в ней изменилось.

Собственнику не приходится принимать каждое сообщение нанимателя, искать мастеров, напоминать про показания счётчиков и договариваться, во сколько приедет специалист.

Но из управления своей квартирой он при этом не выключается. Когда нужно его решение, согласование расходов или произошло что-то существенное, с ним связываются и всё объясняют. Текущая переписка — не его забота, важные решения — его.

На деле каждое такое «приехал» — это отпроситься с работы, доехать через весь город и подстроиться под чужое расписание. Для того, кто живёт в другом городе или стране, это превращается в отдельную поездку. Для того, кто живёт в соседнем районе, — в потерянный вечер.

Поэтому управление квартирой выбирают не только те, кто далеко, но и те, кто просто не готов заниматься всем этим лично все годы, пока действует договор.

Дальше идут арендные и коммунальные платежи, показания счётчиков, обращения нанимателя, поломки и ремонт, осмотры и связь с собственником. В «АКРУС-сити» всё это распределено между агентом, администратором, бухгалтерией и администратором по оплате коммунальных платежей.

Управление квартирой, которая сдаётся в аренду, не означает, что в ней ничего не сломается, не появится расходов и не возникнет срочных ситуаций. Так не бывает ни при каком управлении.

Смысл доверительного управления в другом: у каждого вопроса есть ответственный, обращение не теряется, а собственнику не приходится самому выстраивать всю цепочку — от звонка нанимателя до вызова мастера и подтверждающих документов.